Urzędy przygotowują się do pracy zdalnej

Samorządy przygotowują się do wdrożenia pracy zdalnej – kupują komputery, na których urzędnicy będą pracować zdalnie i wprowadzają rotacyjne dyżury, które będą pełnione w urzędach.

W rozmowie z nami starosta Mieczysław Uryga informuje, że wystąpił do dyrektorów poszczególnych wydziałów o ich sugestie dotyczące organizacji pracy w najbliższym czasie. - Mamy takie wydziały, gdzie bezpośredni kontakt urzędnika z mieszkańcem jest niezbędny, to m.in. wydziały budownictwa, geodezji czy komunikacji. Nie możemy zatrzymywać spraw, które muszą odbywać się w urzędzie – zauważa starosta. 

Możliwości są obecnie analizowane. - Jeszcze nie wydałem dyspozycji, czekamy też na uściślenie wytycznych. W tych wydziałach, gdzie takie rozwiązanie jest możliwe, przygotowujemy się do pracy zdalnej czy też wprowadzenia rotacyjnych zmian, aby w największym możliwym zakresie ograniczyć kontakty i zadbać o bezpieczeństwo mieszkańców i pracowników – dodaje Mieczysław Uryga. 

Jak się dowiedzieliśmy, obecnie blisko połowy kadry starostwa nie ma w pracy – urzędnicy korzystają z zasiłków chorobowych, opieki nad dziećmi lub wykorzystują zaległe urlopy. - Zdarzają się też zakażenia koronawirusem. Jeśli ktokolwiek z pracowników czuje się źle, pozostaje w domu by się obserwować. Na szczęście, to działa – nie musieliśmy zamykać urzędu, nie doszło do paraliżu jego pracy – mówi starosta Mieczysław Uryga. 

Limanowski magistrat pracował już zdalnie na wiosnę, teraz będzie korzystał z dotychczasowych doświadczeń. - Mamy już przygotowany pewien schemat, w jaki sposób ma to działać. Wiosną nasi pracownicy zostali podzieleni na trzy zespoły, jeden z nich pracuje stacjonarnie, dwa pozostałe zdalnie. Jest nam o tyle łatwiej, że mamy wdrożony elektroniczny obieg dokumentów. Pracownicy zostali wyposażeni w komputery, które zabierają ze do domów na czas zdalnej pracy. Mamy odpowiedni program, dzięki któremu pracownicy mogą bezpiecznie zalogować się do serwerów urzędu, bez obaw o utratę czy ryzyko włamania do systemu, gdyż jest on zabezpieczony – zapewnia Władysław Bieda, burmistrz Limanowej. 

Urząd Miasta w Mszanie Dolnej już od jakieś czasu stara się ograniczać bezpośrednią obsługę internesantów, by zmniejszyć liczbę kontaktów. Drzwi urzędu pozostają otwarte, ale trzeba oczekiwać na możliwość załatwienia sprawy, jeśli w urzędzie są akurat inni mieszkańcy. Możliwe jest korzystanie z Urzędu Stany Cywilnego czy kasy urzędu; można także porozmawiać z pracownikiem danego wydziału. 

- Zachęcamy jednak, by jeśli tylko to możliwe, załatwiać pewne sprawy przez telefon lub e-mail. Natomiast jeśli ktoś chce jedynie zostawić pismo, to może wrzucić je do przygotowanej urny. Po upływie doby „kwarantanny” dokumenty są wyjmowane, a sprawom nadaje się bieg – mówi Anna Pękała, burmistrz Mszany Dolnej. - Zapewne zdecydujemy się na pracę zdalną, ale nie wiemy jeszcze w jakim zakresie, czekamy na treść rozporządzenia i będziemy dziś podejmować decyzje – dodaje. 

Podobnie jak inne urzędy, także mszański magistrat odczuwa problemy kadrowe. - Niestety, u nas też były przypadki COVID-19 wśród pracownoków, kolejne osoby dziś nie przyszły do pracy, bo źle się poczuły i przebywają na zasiłkach chorobowych na podstawie zwolnień lekarskich – przyznaje burmistrz. - Będę robić wszystko, żeby urząd działał, a wszystkie sprawy szły na przód, ale jednocześnie tak, by nie narażać pracowników i mieszkańców – dodaje Anna Pękała. 

W rozmowie z nami wójt Benedykt Węgrzyn przyznaje, że w przypadku gminy Dobra sytuacja nie odbiega od tej, która ma miejsce w pozostałych urzędach. - Wśród pracowników mamy kilka przypadków zachorowań. Drzwi urzędu mamy jednak cały czas otwarte i przyjmujemy petentów. Część osób pracuje zdalnie, część w budynku urzędu, dodatkowo wprowadzilśmy rotację pracowników – mówi wójt gminy Dobra. - Skoro mamy przypadki zachorowań w urzędzie, nie możemy bagatelizować problemu, ale staramy się żeby wszystkie sprawy, które chcą załatwić mieszkańcy, nie miały opóźnień – dodaje. 

Na wizytę w Urzędzie Gminy Kamienica nie trzeba się umawiać, ale drzwi budynku są zamknięte. - Jeśli ktoś przyjdzie, pracownik wychodzi i obsługuje petenta. Sugerujemy jednak, żeby sprawy załatwiać mailowo lub przez telefon. Przygotowujemy się na to rozwiązanie, które zaleca rząd. Zamówiliśmy kilka komputerów, tym pracownikom, którzy wyrażą taką wolę, będziemy umożliwiać pracę z domu. Połowa kadry woli jednak pracować na miejscu, nie wszyscy mają kontakt z petentami, jak na przykład dział księgowości – zauważa Władysław Sadowski, wójt gminy Kamienica. 

W przypadku koniecznosci bezpośredniej obsługi mieszkańców, w Urzędzie Gminy Tymbark został zorganizowany punkt kancelaryjny. - W sprawach pilnych przyjmowani i obsługiwani są w nim mieszkańcy. W sprawach, które nie wymagają osobistej wizyty w urzędzie, prosimy o kontakt telefoniczny bądź poprzez e-mail – mówi wójt Paweł Ptaszek. - Częściwo pracujemy zdalnie, ale są takie czynności których nie da się wykonać z domu, mam na myśli na przykład nadzór nad inwestycjami. Część pracowników jest nieobecnych z różnych powodów, natomiast staramy się tak wszystko organizować, by zachować ciągłość pracy urzędu w realizacji zadań i terminowość spraw, mimo tej trudnej sytuacji – zapewnia. 

- Decyzję o przygotowaniu urzędu do pracy zdalnej podjąłem już kilka tygodni temu – mówi z kolei Piotr Stach, wójt gminy Laskowa. - Zakupiliśmy 15 laptopów, które będą działały w sieci gminnej, a pracownicy będą się logować za pośrednictwem indywidualnych haseł. Będą również zorganizowane dyżury, każdego dnia w urzędzie będą po 3 lub 4 osoby, by załatwiać bieżące sprawy związane m.in. z korespondencją – dodaje.