e-Doręczenia - rewolucja w oficjalnej komunikacji od 1 kwietnia br. Jak wybrać dostawcę?

Cyfrowa transformacja oficjalnej korespondencji nabiera tempa. System e-Doręczeń, który umożliwia prawnie wiążące i bezpieczne przesyłanie dokumentów, staje się nowym standardem w komunikacji biznesowej i administracyjnej. Wybór odpowiedniego dostawcy tej usługi pozwala nie tylko na spełnienie obowiązków prawnych, ale także na optymalizację kosztów i usprawnienie procesów komunikacyjnych.

e-Doręczenia - cyfrowa alternatywa dla listów poleconych

e-Doręczenia to nowoczesne rozwiązanie, które zastępuje tradycyjne listy polecone, zapewniając ich pełną funkcjonalność, jednocześnie eliminując konieczność papierowej korespondencji. Każda przesyłka jest szyfrowana, posiada potwierdzoną znacznikiem czasu datę wykonania każdej czynności, pełną historię oraz dowody potwierdzające m.in. nadanie i odbiór korespondencji, co gwarantuje ponadto jej autentyczność i integralność.

„W przeciwieństwie do zwykłej poczty elektronicznej e-Doręczenia gwarantują pełną identyfikację nadawcy i odbiorcy, eliminując ryzyko, że dokumenty trafią w niepowołane ręce” – mówi Paweł Wojtaszyk, kierownik produktu e-Doręczenia w Asseco Data Systems S.A.

Jak wybrać dostawcę e-Doręczeń?

Na rynku e-Doręczeń dostępni są dostawcy oferujący usługi kwalifikowane. Usługi te są przeznaczone dla przedsiębiorców oraz osób fizycznych i spełniają wymogi ustawy o e-Doręczeniach.

Kwalifikowane e-Doręczenia umożliwiają korespondencję nie tylko z urzędami, ale także między firmami i osobami fizycznymi. Dzięki temu zapewniają elastyczność i szerokie możliwości komunikacji.

Zalety kwalifikowanej usługi e-Doręczeń Certum to m.in.:

• bezpieczeństwo - zapewniają wysoki poziom ochrony danych,
• zgodność z przepisami - spełniają wymogi prawne, co daje pewność, że korespondencja jest zgodna z obowiązującymi regulacjami,
• wszechstronność - umożliwiają komunikację z różnymi podmiotami, co jest szczególnie ważne dla przedsiębiorców.

Wybierając dostawcę e-Doręczeń, warto zwrócić uwagę na te aspekty, aby wybrać rozwiązanie najlepiej odpowiadające potrzebom użytkowników.

„Usługa kwalifikowana oferowana przez Asseco umożliwia znaczną redukcję kosztów - istnieje możliwość założenia darmowej skrzynki do kontaktu z administracją publiczną bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Jest także możliwość nadawania elektronicznych przesyłek do firm i osób fizycznych - koszt wysłania takiej wiadomości jest kilkukrotnie niższy niż tradycyjna przesyłka papierowa, która może kosztować nawet kilkanaście złotych” - zaznacza ekspert firmy.

Dostawcy komercyjni, w tym Asseco, oferują także dodatkowe funkcjonalności, które mogą wspierać działalność firm, takie jak:

• indywidualnie dopasowane skrzynki - różniące się pojemnością czy liczbą użytkowników, 
• integracja z systemami firmowymi poprzez API, co pozwala na automatyczne zarządzanie dokumentami,
• zaawansowane powiadomienia (email lub SMS) i możliwość organizowania korespondencji poprzez foldery, etykiety i bazy kontaktów,
• różne tryby nadawania przesyłek (polecony, polecony z potwierdzeniem, lub polecony z e-podpisem),
• przechowywanie przesyłek przez cały okres ważności skrzynki,
• dodawanie wielu użytkowników i przypisywanie im odpowiednich ról z określonym dostępem do usługi,
• łatwy dostęp do usługi na komputerach i urządzeniach mobilnych, co zwiększa komfort użytkowania.

„Ponadto dbamy o intuicyjność naszej platformy, tak by przedsiębiorcy mogli z niej korzystać w sposób szybki i wygodny, zarówno w biurze, jak i w podróży” - dodaje Paweł Wojtaszyk.

Przewaga konkurencyjna dzięki technologii

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń dla administracji publicznej wszedł w życie 1 stycznia br., a od 1 kwietnia 2025 r. obejmie również firmy zarejestrowane w KRS. Wprowadzenie tego systemu przyspieszy i uprości komunikację, eliminując konieczność wizyt na poczcie i skracając czas podejmowania decyzji biznesowych.

„Automatyzacja oraz wykorzystanie sztucznej inteligencji w e-Doręczeniach to przyszłość, która znacząco usprawni obieg dokumentów i zwiększy bezpieczeństwo komunikacji” - mówi przedstawiciel Asseco. „Firmy, które już teraz wdrożą to rozwiązanie, zyskają znaczną przewagę konkurencyjną” - dodaje.

Wykorzystanie e-Doręczeń w biznesie

Usługa e-Doręczenia może być wykorzystana w biznesie na wiele sposobów, zapewniając efektywność, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Oto kilka przykładów:

• Korespondencja z urzędami: e-Doręczenia umożliwiają przedsiębiorcom szybkie i bezpieczne przesyłanie dokumentów do instytucji publicznych, co jest szczególnie ważne w procesach administracyjnych.
• Transakcje handlowe: mogą być używane do przesyłania umów, faktur i innych dokumentów handlowych, zapewniając dowody wysłania i otrzymania oraz chroniąc dane przed ryzykiem utraty, kradzieży czy uszkodzenia.
• Komunikacja wewnętrzna: firmy mogą korzystać z e-Doręczeń do bezpiecznej wymiany informacji z pracownikami, co zwiększa efektywność operacyjną i redukuje obciążenia administracyjne.
• Obsługa klienta: e-Doręczenia mogą być wykorzystywane do przesyłania ważnych dokumentów do klientów, takich jak umowy, regulaminy czy powiadomienia, zapewniając autentyczność i integralność przesyłanych informacji.

e-Doręczenia dla każdego? Włoski model inspiracją dla Polski

Eksperci przewidują, że w przyszłości e-Doręczenia obejmą również osoby prywatne. Przykładem mogą być Włochy, gdzie Certyfikowana Poczta Elektroniczna (PEC) funkcjonuje od 2004 roku, a od 2023 roku każdy dorosły obywatel posiada oficjalny adres cyfrowy, umożliwiający kontakt z administracją publiczną. W 2022 roku przez system PEC wysłano 2,7 miliarda wiadomości, a dziś we Włoszech funkcjonuje ponad 15 milionów aktywnych skrzynek.

„Jestem przekonany, że podobna cyfryzacja komunikacji nastąpi również w Polsce. Polacy coraz częściej sięgają po nowoczesne rozwiązania, a e-Doręczenia z pewnością zyskają na popularności” - podsumowuje Paweł Wojtaszyk.

Dowiedz się więcej

Więcej informacji o e-Doręczeniach oraz o tym, jak wdrożyć je w firmie, można znaleźć w Poradniku „e-Doręczenia Certum dla biznesu”.

Źródło informacji: Asseco