Zalety elektronicznej archiwizacji dokumentów
(Ogłoszenie płatne) Cyfrowa archiwizacja dokumentów to rozwiązanie, które przynosi liczne korzyści firmom działającym w różnych sektorach gospodarki. Dlaczego warto zdecydować się na archiwizowanie w formie elektronicznej? Co można dzięki temu zyskać? Prezentujemy najważniejsze korzyści.
Archiwizacja dokumentów elektronicznych – wygoda dla użytkownika
Archiwizacja dokumentów elektronicznych jest przede wszystkim wygodnym rozwiązaniem. Zapewnia stały dostęp do potrzebnych danych bez konieczności ich żmudnego poszukiwania i przeglądania wielu dokumentów w wersji papierowej. Kolejną ważną zaletą jest zminimalizowanie zapotrzebowania na miejsce niezbędne do przechowywania tradycyjnej dokumentacji.
W takim przypadku nie tylko trzeba wygospodarować przestrzeń (co w firmach o dużych potrzebach archiwizacyjnych może być sporym wyzwaniem), ale także zadbać o jej prawidłowe zabezpieczenie. Chodzi m.in. o przyznanie dostępu do archiwum wybranym pracownikom. W przypadku archiwizacji dokumentów elektronicznych jest to dużo łatwiejsze i wygodniejsze.
Gdzie będą przechowywane dane archiwalne?
Wśród najpopularniejszych miejsc przechowywania archiwalnych danych elektronicznych można wskazać dwa popularne modele:
Zobacz również:![](https://img.limanowa.in/images/777879/aa6e896f1706b5ccd4148a2a5ab22726.webp)
![](https://img.limanowa.in/images/796234/e6cabaa401e325c48344a6ae1fe7549a.webp)
- usługi chmurowe (SaaS),
- aplikacja serwerowa instalowana lokalnie (on-premise).
Konieczne jest zadbanie o najwyższe standardy bezpieczeństwa archiwizacji. Jest to ważne nie tylko ze względów czysto praktycznych, ale także pozwala spełnić wymogi formalne. Firmowe archiwa mogą podlegać kontrolom i audytom, które weryfikują, czy dokumentacja jest przechowywana w prawidłowy sposób.
Należy także pamiętać, że archiwizowane faktury muszą spełniać trzy podstawowe warunki, czyli:
- autentyczność (wystawca musi być możliwy do zidentyfikowania),
- integralność (treść dokumentu nie może być modyfikowana),
- czytelność (faktura musi być zrozumiała dla człowieka, a nie tylko dla systemu komputerowego).
Dotyczy to każdego rodzaju faktur – bez względu na ich formę.
Jakie korzyści daje archiwizacja dokumentów elektronicznych?
Wśród zalet cyfrowej archiwizacji danych można wskazać poniższe.
- Firma ma wybór pomiędzy usługą w modelu chmurowym a serwerowym.
- Możliwość archiwizacji danych w wybranym formacie.
- Korzystanie z dobrze dobranych rozwiązań daje gwarancję zachowania najwyższych standardów bezpieczeństwa.
- Możliwość korzystania ze zintegrowanego interfejsu do usługi EDI (elektronicznej wymiany danych).
- Zgodność warunków archiwizacji z dyrektywą UE 2010/45/UE.
- Możliwość drukowania kopii archiwizowanych dokumentów elektronicznych.
- Zapewnienie pełnej integralności danych w każdym momencie.
- Możliwość przechowywania dokumentów przez tyle czasu, ile jest to potrzebne lub wymagane przepisami.
- Dostęp do archiwum online z każdego miejsca i o każdej porze.
- Możliwość podglądu w razie potrzeby oraz pobierania oryginalnych dokumentów z archiwum.
Aby osiągnąć wszystkie powyższe korzyści, zawsze należy wybierać rozwiązania dostarczane przez doświadczonych ekspertów.
Dowiedz się więcej na stronie: https://www.editel.pl/rozwiaza...
Jak wybrać dostawcę usług archiwizacyjnych?
Warto przede wszystkim postawić na współpracę z firmą, która zna aktualne regulacje dotyczące archiwizowania dokumentów w formie cyfrowej. Jest to bardzo ważny warunek, ponieważ pozwala spełnić wymogi narzucane przez ustawę i unijne regulacje. Najlepiej nawiązać współpracę z dostawcą, który doskonale zna prawo dotyczące konkretnej branży, w której działa Twoja firma. Inne wymogi mogą bowiem obowiązywać w administracji publicznej, a inne np. w transporcie i logistyce.
Może Cię zaciekawić
Sieci stacji paliw ogłosiły wakacyjne promocje na paliwa
Od 28 czerwca paliwa EFECTA na stacjach Orlenu można kupić taniej o 35 gr na litrze, a z Kartą Dużej Rodziny o 45 gr taniej. Promocja obowiązuje ...
Czytaj więcejKwadratura koła
Druga połowa lat osiemdziesiątych, początek lat dziewięćdziesiątych. Kto miał wtedy robotę na saksach czuł się jakby wygrał los na loterii....
Czytaj więcejDziś wybory w jednym okręgu
Wybory uzupełniające do Rady Miasta Limanowa wyłonią jednego radnego z okręgu obejmującego: ul. Jana Andrusikiewicza, Józefa Marka (b...
Czytaj więcejPlanowane przerwy - wyłączenia prądu w powiecie limanowskim
...
Czytaj więcejSport
„Okręgówka” nie dla Mordarki
Tydzień temu LKS Mordarka przegrała w pierwszym meczu 0:2. Spotkanie w roli gospodarza rozegrała na stadionie Limanovii. Przed spotkaniem rewanżow...
Czytaj więcejDziesięć goli w Pucharze Polski: Sokół Słopnice miał problemy z Ostrą
Tydzień po zakończeniu sezonu, w którym Sokół Słopnice wywalczył awans do IV ligi, rozegrany został mecz Pucharu Polski na szczeblu limanowski...
Czytaj więcejLimanovia zaprasza na spotkanie w sprawie jubileuszu i spraw bieżących
Zebranie odbędzie się w najbliższą środę (3 lipca) o godz. 18 w siedzibie klubu. Głównym celem spotkania jest kwestia obchodów jubileuszu 100...
Czytaj więcejRusza kolejna edycja Pucharu Polski w podokręgu
I RUNDA: 20.07.2024 – godz. 17.00: URAN ŁUKOWICA - MORDARKA 21.07.2024 - 17.00: RUPNIÓW - ZENIT I KASINKA MAŁA 20.07.2024 - 17.0...
Czytaj więcejPozostałe
Policja zatrzymała 24-latka za poważne zranienie przechodnia
W środę, około godziny 17, krakowskie służby ratunkowe otrzymały zgłoszenie o ciężko rannym 38-latku. Mężczyzna z ranami kłutymi został p...
Czytaj więcejIle powinien trwać idealny urlop? Rozmowa z psychologiem
Dr Fortuna zapytany, jak odpocząć od pracy, podkreślił, że jest to indywidualna sprawa i nie ma jednego przepisu na wypoczynek ze względu na to ...
Czytaj więcejKontrola na granicy z Niemcami? "Nie wykluczamy"
Szef MSWiA w czwartek w Radiu Zet został zapytany o kolejny ujawniony przypadek wwiezienia przez niemieckie służby, bez asysty polskich służb, mi...
Czytaj więcejJak sprzedać mieszkanie ze służebnością dożywotnią? Poradnik
Jak wspomina Paweł Leśniak z firmy https://skup-mieszkan.pl/, aby móc przeprowadzić tę transakcję w sposób legalny i sprawny, warto poznać zas...
Czytaj więcej