Rekrutacja pracowników z zagranicy – jakie formalności musi spełnić firma?

(Materiał zewnętrzny) Zatrudnienie pracownika zawsze wiąże się z formalnościami. Jest ich jeszcze więcej, gdy wyłoniony w procesie rekrutacji kandydat jest cudzoziemcem. Jeżeli działasz w branży transportowej i planujesz zatrudnić obcokrajowców, ten poradnik jest dla Ciebie – dowiesz się z niego, jakich formalności musi dopełnić Twoja firma.

Jakie obowiązki wiążą się z zatrudnieniem pracownika z zagranicy?

Pracownik z Europy Wschodniej może być zatrudniony na podstawie różnych zezwoleń na pracę. Ścieżka postępowania zależy od kilku zmiennych, w tym aktualnego miejsca pobytu obcokrajowca, jego narodowości i potrzeb potencjalnego pracodawcy. W uproszczeniu można jednak powiedzieć, że przewoźnik zainteresowany zatrudnieniem kierowców z zagranicy musi:

1. sprawdzić, czy cudzoziemiec zalegalizował pobyt w Polsce
2. zalegalizować zatrudnienie obcokrajowca
3. podpisać z cudzoziemcem umowę – przykładowo o pracę
4. zgłosić pracownika do ubezpieczeń ZUS

1. Sprawdzenie, czy cudzoziemiec zalegalizował pobyt

Jeżeli cudzoziemiec przebywa w Polsce, należy sprawdzić, na jakiej podstawie. Dokumentem uprawniającym do pobytu w Polsce jest choćby wiza. W przypadku wizy znaczenie będzie mieć jeszcze jej rodzaj – przykładowo wiza turystyczna nie uprawnia do podjęcia pracy.

Gdyby cudzoziemiec posiadał tytuł pobytowy, który uprawnia go do podjęcia pracy, to pracodawca powinien wykonać jego kopię. Ten dokument należy też przechowywać przez określony czas po zakończeniu współpracy z cudzoziemcem.

Gorączka budowlana w gminie - pięciokrotny wzrost liczby wniosków Rondo czy światła? Dwie koncepcje przebudowy centrum

2. Legalizacja zatrudnienia w firmie

Aktualne przepisy przewidują standardową i uproszczoną procedurę legalizacji zatrudnienia cudzoziemca. Gdy przewoźnik chce zatrudnić obywatela np. Armenii czy Białorusi, to – zgodnie z informacjami na stronie https://evotax.pl/pl/uslugi/legalizacja-cudzoziemcow/ – może złożyć oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi. W praktyce przebiega to następująco:

1. pracodawca składa elektronicznie (poprzez portal praca.gov.pl) oświadczenie wraz z wymaganymi dokumentami – jeszcze przed zatrudnieniem cudzoziemca;
2. urząd wpisuje oświadczenie do ewidencji – najczęściej w ciągu 7 dni, ale niekiedy sprawa wymaga dodatkowych wyjaśnień, a wówczas czas oczekiwania może wydłużyć się do 30 dni.

3. Podpisanie umowy z cudzoziemcem

Gdy urząd wpisze oświadczenie do ewidencji, pojawiają się kolejne obowiązki po stronie pracodawcy – podpisanie umowy z cudzoziemcem. Taka umowa musi zostać podpisana przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi. Również przed powierzeniem pracy obcokrajowcowi należy przekazać elektronicznie kopię umowy do urzędu – za pośrednictwem portalu praca.gov.pl.

Po nawiązaniu stosunku pracy pracodawca powinien też poinformować pracownika, że ma on prawo przystąpić do związków zawodowych.

4. Zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego

Zatrudnienie pracownika wiąże się ze zgłoszeniem go do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego. Następnie pracodawca musi co miesiąc rozliczać czas pracy zatrudnionego cudzoziemca i wyliczać wynagrodzenie. W przypadku kierowców jest to zadanie dość skomplikowane – bazować trzeba na informacjach m.in. z tachografów. Stąd wiele firm deleguje te czynności na zewnątrz.

Na polskim rynku działają firmy, które przejmują obowiązki przedsiębiorców w zakresie rozliczenia kierowców. Należy do nich Evotax – proponuje ona profesjonalne usługi księgowe dla podmiotów z branży transportowej. Jednocześnie jej oferta nie ogranicza się do rozliczania czasu pracy kierowców – jak można przeczytać na stronie Evotax, obejmuje ona też pomoc w zakresie legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców.