Podpis elektroniczny kwalifikowany jako element automatyzacji procesów w firmie

(Artykuł sponsorowany) Aby przyspieszyć zawieranie umów i ograniczyć papierowy obieg dokumentów, coraz więcej firm wdraża podpis elektroniczny kwalifikowany. Sam podpis nie oznacza jeszcze automatyzacji. Pełną wartość zyskuje dopiero jako element całego procesu biznesowego - gdy jest wbudowany w elektroniczny obieg dokumentów, a nie doklejony na końcu e-mailowego łańcucha.

W AMODIT, systemie do elektronicznego obiegu dokumentów i automatyzacji procesów biznesowych, podpis kwalifikowany stanowi jeden z etapów workflow. Dokument powstaje w platformie, przechodzi przez opiniowanie i akceptację, trafia do podpisu wskazanym osobom, a po jego zebraniu automatycznie zostaje zarchiwizowany.  Wszystko w jednym środowisku, bez przełączania między aplikacjami. To właśnie takie podejście stanowi realną automatyzację procesów biznesowych, która skraca czas obsługi dokumentów i ułatwia spełnienie wymagań prawnych.

Czym jest podpis elektroniczny kwalifikowany?

Podpis elektroniczny kwalifikowany jest najwyższym poziomem podpisu elektronicznego, określonym w rozporządzeniu eIDAS i jako jedyny ma moc prawną, równoważną podpisowi własnoręcznemu we wszystkich krajach Unii Europejskiej.

Rozporządzenie eIDAS wyróżnia podpis prosty, zaawansowany i kwalifikowany. Każdy z nich ma inne zastosowanie, jednak w procesach wymagających zachowania formy pisemnej niezbędny jest podpis kwalifikowany. Wszystkie typy podpisów zgodne z eIDAS są dostępne w AMODIT TrustCenter, co pozwala dopasować sposób podpisywania do konkretnego procesu.

List otwarty byłych burmistrzów: wydatki bieżące wzrosły o blisko 23 mln zł. Zapowiadają drogę sądową Problemy z wykonawcą i starania o grunt

Kiedy firma potrzebuje podpisu kwalifikowanego?

Podpis kwalifikowany znajduje zastosowanie wszędzie tam, gdzie kluczowe są jednoznaczna identyfikacja osoby podpisującej oraz skutki prawne dokumentu.

Szczególnie istotny jest w przypadku e-teczki pracowniczej, gdzie elektroniczna dokumentacja kadrowa musi być opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, aby spełniać wymagania prawne i zachować wartość dowodową. AMODIT realizuje ten wymóg poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny dostępny w module TrustCenter. Jest również stosowany przy umowach wymagających formy pisemnej (np. leasingowych), umowach o przeniesienie praw autorskich, przetargach i zamówieniach publicznych, składaniu deklaracji do urzędów oraz rejestracji działalności w CEIDG.

Podpis bez workflow to tylko połowa rozwiązania

W wielu firmach podpis kwalifikowany zastępuje papier, ale nie zmienia sposobu pracy. Dokument nadal jest wysyłany e-mailem, pracownicy ręcznie monitorują, kto go podpisał, wysyłają przypomnienia i archiwizują gotowy plik. Prawdziwa automatyzacja procesów biznesowych zaczyna się dopiero wtedy, gdy podpis elektroniczny staje się elementem workflow, a system sam zarządza kolejnymi etapami procesu.

Podpis kwalifikowany jako element elektronicznego obiegu dokumentów

W rozwiązaniu AMODIT podpis kwalifikowany nie jest oddzielną aplikacją, z której korzysta się dopiero na końcu procesu. Stanowi jeden z etapów elektronicznego obiegu dokumentów.

Proces rozpoczyna się od przygotowania dokumentu, który następnie trafia do opiniowania i akceptacji. Po ich zakończeniu system przekazuje go do podpisu wskazanym osobom, a po zebraniu wszystkich podpisów automatycznie archiwizuje.

Osoby podpisujące nie muszą zakładać konta ani instalować dodatkowego oprogramowania. Wystarczy kliknąć przesłany link i złożyć podpis. W przypadku podpisu zaawansowanego system może dodatkowo wymagać potwierdzenia kodem SMS - weryfikuje on tożsamość sygnatariusza i stanowi drugi składnik uwierzytelnienia aktu podpisania. 

Osoba prowadząca proces przez cały czas widzi aktualny status dokumentu. System pokazuje, kto podpisał dokument, kto jeszcze tego nie zrobił oraz kiedy upływa termin podpisania. Jeżeli podpis nie zostanie złożony na czas, automatycznie wysyłane są przypomnienia.

W razie potrzeby administrator może również wymusić użycie wyłącznie podpisu kwalifikowanego, blokując możliwość zastosowania innych rodzajów podpisów.

Przykład zastosowania - e-teczka pracownicza

Dobrym przykładem wykorzystania podpisu kwalifikowanego jest prowadzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej.

Po utworzeniu lub zeskanowaniu dokument trafia do systemu, przechodzi przez zdefiniowaną ścieżkę akceptacji i zostaje podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym bez korzystania z dodatkowych aplikacji. Po zakończeniu procesu dokument automatycznie zostaje przypisany do e-teczki pracownika. Wszystkie dokumenty kadrowe znajdują się w jednym miejscu, posiadają historię zmian i podpisów oraz mogą zostać łatwo odnalezione podczas kontroli lub audytu.

Dzięki temu spełnienie wymogów prawnych dotyczących elektronicznej dokumentacji pracowniczej staje się naturalnym efektem procesu, a nie dodatkowym obowiązkiem działu HR.

Bezpieczeństwo podpisywanych dokumentów

Podpis elektroniczny kwalifikowany powinien zapewniać nie tylko skutki prawne, ale także wysoki poziom ochrony danych. Rozwiązanie działa w infrastrukturze Microsoft Azure, a każdy dokument jest zabezpieczony indywidualnym kluczem szyfrującym, dzięki czemu jego treść pozostaje niedostępna dla osób nieuprawnionych. Dokumenty są zapisywane w technologii blockchain - każda późniejsza modyfikacja automatycznie unieważnia podpis. 

Bezpieczeństwo rozwiązania potwierdzają certyfikat ISO/IEC 27001:2022, niezależny audyt, regularne testy penetracyjne oraz zewnętrzne opinie prawne. 

kompletną historię zmian gotową na audyt lub kontrolę. Spełnienie wymagań prawnych staje się zatem naturalnym efektem procesu, a nie osobnym zadaniem do pilnowania.