Jakie kompetencje powinien posiadać organizator imprez masowych?

(Artykuł sponsorowany) Organizacja imprez masowych stanowi spore wyzwanie zawodowe, ale też daje ogromną satysfakcję. Dobrze zrealizowany event doskonale wygląda w CV i otwiera przed Tobą nowe możliwości rozwoju. Daje Ci okazję, abyś nabył przydatne umiejętności, a następnie wykorzystał je, przygotowując kolejne wydarzenia. Warto pamiętać, że organizacja imprez masowych przebiega inaczej niż planowanie wyjazdu integracyjnego dla pracowników zleceniodawcy. Oba eventy różnią się charakterem i regulacjami prawnymi. Jakie kompetencje powinien posiadać organizator imprez masowych?

Zadania organizatora imprez masowych 

Brief 

Pracując jako organizator imprez masowych, musisz nauczyć się przygotowywać dobry brief. Stanowi on najważniejszy dokument, gdyż to właśnie w nim zostają zawarte oczekiwania klienta, jego cele, sugestie i budżet. Każdy zleceniodawca chce, aby wydarzenie przyniosło mu korzyści. Twoim zadaniem, jako event managera, jest stworzenie takiego scenariusza imprezy, dzięki któremu stanie się to możliwe. 

Scenariusz imprezy masowej 

Koncepcja wydarzenia powinna zostać starannie przemyślana. Tworząc kreatywny scenariusz imprezy, pamiętaj, że budżet klienta pozostaje ograniczony. Musisz się w nim zmieścić ze wszystkimi wydatkami i własnym wynagrodzeniem. Ciekawy event to taki, który angażuje uczestników i uchodzi dla nich za interesujący ze względu na dobór atrakcji. W tym celu należy w miarę precyzyjnie określić grupę docelową. Np. dla nastolatków dużą atrakcją może okazać się zaproszenie znanego tiktokera, a dla ich rodziców spotkanie z popularnym aktorem. Organizacja imprez masowych wiąże się również z zapewnieniem oświetlenia, nagłośnienia, pokazu laserowego i efektów pirotechnicznych. 

Wybór obiektu 

Jako event manager, który przygotowuje wydarzenie masowe, musisz wybrać odpowiedni obiekt. W tym celu uwzględnij potencjalne zainteresowanie imprezą i jej charakter. Kluczową rolę odgrywają także środki finansowe klienta. W przypadku wydarzeń sportowych potrzebujesz stadionu. Gdy organizujesz koncert, przyda Ci się sala o świetnej akustyce. Z kolei przy festiwalu smaków możesz rozważyć plac w centrum miasta o dobrej infrastrukturze technicznej – dostępie do bieżącej wody i prądu. 

Stworzenie kosztorysu 

Wraz z kreatywnym scenariuszem imprezy masowej musisz przygotować dla klienta kosztorys. Rekomenduje się, aby 20% budżetu zamrozić na nieprzewidziane wydatki, gdyż pozwala to uniknąć wielu niekomfortowych sytuacji. Niekiedy ze względów finansowych trzeba zrezygnować z pewnych atrakcji i zastąpić je innymi. 

Uzyskanie zgody na organizację imprezy masowej 

Organizacja imprez masowych wiąże się z dopełnieniem wielu formalności, do czego event managera obliguje ustawodawca. Odpowiadasz za przygotowanie regulaminu imprezy, zapewnienie drogi ewakuacyjnej, obecności służb medycznych i dostępu do sanitariatów. Chęć zorganizowania imprezy masowej musisz zgłosić organom państwowym. Miejscowy komendant policji i straży pożarnej to funkcjonariusze, którzy mają za zadanie ocenić, czy event spełnia wymogi bezpieczeństwa. 

Przygotowanie wydarzenia i jego promocja 

Gdy otrzymasz zgodę komendanta policji i straży pożarnej na organizację imprezy masowej, kontaktujesz się z firmami zewnętrznymi. Zlecasz im oświetlenie, nagłośnienie, efekty specjalne, dekoracje i catering. Następnie sprawujesz nadzór nad ich pracą, żeby wszystko dopiąć na ostatni guzik. Aby dotrzeć do potencjalnych uczestników, promujesz imprezę w mediach tradycyjnych i społecznościowych. 

Cenne informacje i umiejętności związane z organizacją imprez masowych, zdobędziesz, uczestnicząc w kursie: https://emtg.pl/organizacja-i-bezpieczenstwo-imprez-masowych/.