E-akta: Skróci się czas z 50 do 10 lat

Dzięki projektowi e-akta od stycznia pracodawcy będą przechowywać dokumentację nowozatrudnionych pracowników tylko 10 lat. Zmiany oznaczają duże korzyści, ale najpierw trzeba dostosować do nich programy kadrowo-płacowe.

Papierowa dokumentacja może być zmorą pracodawcy. W Polsce obowiązywał dotychczas jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, czyli 50 lat. Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii 5. Dzięki projektowi e-akta od stycznia pracodawcy będą przechowywać dokumentację nowozatrudnionych pracowników tylko 10 lat. Dodatkowo nowe prawo daje możliwość przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej. Do tej pory takiej możliwości nie było.

Konieczna aktualizacja

JeÅ›li przedsiÄ™biorca, korzysta z programu kadrowo-pÅ‚acowego, który nie rejestruje danych wymaganych przepisami wchodzÄ…cymi w życie już 1 stycznia 2019 r. powinien jak najszybciej zaktualizować oprogramowanie. Jest to również wskazówka dla producentów oprogramowania kadrowo-pÅ‚acowego, z którego korzystajÄ… polscy przedsiÄ™biorcy. Do zmian w dokumentach przekazywanych do ZUS w oparciu o projekt e-akta bÄ™dzie na bieżąco dostosowany program PÅ‚atnik i e-PÅ‚atnik. 

Nowy zakres danych przekazywanych ZUS

Od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania akt pracowniczych dla wszystkich nowozatrudnionych osób bÄ™dzie wynosiÅ‚  10 lat, od zakoÅ„czenia obowiÄ…zywania umowy o pracÄ™ lub umowy zlecenia. Nowe przepisy wymuszajÄ… nowy zakres danych które pracodawcy bÄ™dÄ… przekazywać do ZakÅ‚adu UbezpieczeÅ„ SpoÅ‚ecznych. Dane dotyczyć bÄ™dÄ… wypÅ‚aconych pracownikowi (zleceniobiorcy) kwot przychodu oraz okresów wykonywania pracy nauczycielskiej, w danym miesiÄ…cu. Informacje te bÄ™dÄ… przesyÅ‚ane w miesiÄ™cznym imiennym raporcie o przychodach ubezpieczonego: ZUS RPA. 

Pracodawca może skrócić okres przechowywania

JeÅ›li pracodawca zechce skrócić okres przechowywania akt pracowniczych za osoby zatrudnione miÄ™dzy 1 stycznia 1999 r., a 31 grudnia 2018 r., musi przekazać do ZUS oÅ›wiadczenie w tej sprawie na druku ZUS OSW wraz z raportami informacyjnymi (ZUS RIA) za osoby zgÅ‚oszone do ubezpieczeÅ„ po raz pierwszy w tym okresie. Dane z tych dokumentów ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego i bÄ™dÄ… one uwzglÄ™dniane przy ustalaniu prawa do Å›wiadczeÅ„ emerytalno-rentowych oraz ich wysokoÅ›ci. 

Zakład dostosował dokumenty rozliczeniowe

Dodatkowo Zakład dostosował formularz ZUS DRA do płatności na jeden rachunek. Pojawiło się w nim pole z łączną kwotą do zapłaty za dany okres rozliczeniowy. Z kolei w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) pracodawca będzie przekazywał do ZUS informacje o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Więcej informacji na temat zakresu danych, jakie będą wykorzystywane w nowych raportach ZUS RIA i ZUS RPA oraz zmian wprowadzonych w formularzach ZUS ZWUA, ZUS DRA, informacji rocznej oraz miesięcznej dla osoby ubezpieczonej można znaleźć na stronie www.zus.pl oraz www.e-akta.gov.pl